Toutes tailles d’entreprises sont visées, et même parfois des personnes publiques.

Pour parvenir à leurs fins, les éditeurs manient dans un courrier adressé au licencié, la menace à peine voilée de la contrefaçon de logiciels, c’est à dire les peines maximales de trois ans d’emprisonnement et 300.000 euros d’amende, outre les dommages et intérêts et les ennuis et coûts habituels relatifs à une procédure judiciaire.

Ce courrier est généralement adressé quelques jours avant la fin du quarter(trimestre), comme si la démarche entrait dans le cadre d’un prévisionnel des ventes …

Cette missive subtile, qui manie la carotte et le bâton, peut cependant paraitre presqu’amicale par le ton employé, mais l’utilisateur ne doit pas se faire d’illusions : c’est bien d’un pré-contentieux qu’il s’agit.

Ca peut commencer par un questionnaire en ligne ou un script à remplir, et ça se termine souvent par la proposition de la visite du gentil Big Four.

C’est la chasse à la copie illicite, à la redevance, aux pénalités, à la réparation du préjudice financier. Après le passage de l’auditeur, l’addition est souvent salée, inexplicable, mais le mal est fait, un rapport a été établi qui va servir de base à des menaces de voies de droit.

Copie illicite de logiciels, signifie tant la copie de logiciel utilisée sans licence, que celle utilisée hors licence ou au-delà des termes de la licence.

Or, le plus souvent, les licences sont illisibles, traductions mauvaises de l’anglais.

Dans les PME, ces licences sont rarement gérées, c’est-à-dire introuvables.

Sans compter que la vie d’un logiciel est aujourd’hui multiforme, en constante évolution par une batterie de mises à jour, patchs qui s’installent on line à l’insu du plein gré de l’utilisateur.

Le problème principal vient, selon nous, de l’auditeur.

Le Big Four est présenté comme indépendant.

Il l’est organiquement de l’éditeur, c’est vrai, mais son impartialité est critiquable.

D’abord, parce qu’il travaille sur ordre.

Les mauvaises langues vont même jusqu’à prétendre que ces gros Cabinets d’audit sont rémunérés à la commission, en fonction de la copie « illicite » de logiciels découverte et du flux financier rapporté.

Comment alors sortir d’un tel piège ?

Refuser de faire entrer le loup dans la bergerie.

Le plus souvent, aucune clause d’audit n’a été signée par l’utilisateur, de sorte que nul ne peut lui imposer le recours au Big Four.

En revanche, il faut prendre au sérieux la demande de contrôle de l’éditeur.

En clair, il faut la traiter.

La solution revient alors à écrire à l’éditeur pour l’informer de ce que le contrôle de la conformité va être opéré par un Cabinet indépendant spécialiste dans la gestion des actifs logiciels, comme il y en a de plus en plus.

Cet auditeur spécialisé décrira avec précisions dans un rapport qu’il aura établi, ses diligences, les opérations qu’il mènera jusqu’aux machines contrôlées.

L’utilisateur se sera engagé dans le courrier adressé à l’éditeur, à produire ce rapport dans un délai qu’il aura annoncé.

Si nécessaire, il régularisera sa situation. Certes, cette régularisation peut être contestée quant à son quantum, elle peut aussi être considérée comme un aveu d’un passé fautif et elle ne fera pas disparaitre cette faute passée. Cependant, cette régularisation changera radicalement le schéma de litige et donnera plus d’air à l’utilisateur dans sa négociation.

Alors seulement, et parce qu’il aura eu le contrôle de la situation, les travaux de conformité auront été menés à terme dans une opération maitrisée et non (moins) subie.